《规则》规定，归档文件应在分类方案的**低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。
1、按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。
2、按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。
3、将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。
4、不按保管期限分类，直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。其含义了。
划分保管期限
机关文书档案的保管期限定为**、定期两种。定期一般分为30年、10年。
**保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
在归档文件编号上的错误
1、跨年度编大流水号。
2、同一年度内编跨机构或跨问题的大流水号。
3、同一年度、机构或问题的归档文件编跨保管期限的大流水号。以上三种编号方法都不利于业务部门整理归档文件，不利于档案的移交、保管和鉴定。此外，前两种编号方法因其编号项目中没有反映出机构或问题的类目，故检索也困难。
4、分盒编件号。这种编号方法势必编盒号，增加了编号的层次，不符合《规则》的简化原则。
5、在归档章中用代号（数字或字母）代表机构或问题类目。这种方法只有整理人员才明确。整理人员更换后，便不知其含义了。
